Prosessien hallinta

talous-sanakirja

Prosessinhallinta on lähestymistapa, joka pitää organisaatiota toisiinsa liittyvien ja toisiinsa liittyvien prosessien verkostona. Siksi se on tapa johtaa organisaatiota suoritettavien prosessien perusteella.

Prosessi on epäilemättä toimintosarja, jonka tavoitteena on lisätä panokselle lisäarvoa tuloksen tai tuotoksen saavuttamiseksi. Kaiken tuotannon tulee täyttää yrityksen sisäisen tai ulkoisen asiakkaan tarve tai vaatimus.

Tietysti jokaisella prosessilla, olipa se yksinkertainen tai monimutkainen, suuri tai pieni, on oltava syöte, muunnos ja tulos. Syöte on mikä tahansa resurssi tai syöte, joka on muunnettava. Transformaatio on työprosessi, joka tuo lisäarvoa panoksille ja tuottaa tuloksen. Tuotos muodostaa lopputuloksen, kuten tavaran tai palvelun, joka onnistuu tyydyttämään tarpeen.

Lisäksi prosessikeskeinen johtaminen poikkeaa perinteisestä toimintopohjaisten organisaatioiden rakenteesta. Perusideana on tuoda lisäarvoa sisäisille ja ulkoisille asiakkaille. Tästä syystä kaikkien prosessien jatkuvaan parantamiseen pyritään niiden tunnistamisen, kuvauksen ja dokumentoinnin kautta.

Mistä tietää, onko toiminta prosessi?

Itse asiassa kaikkia yrityksessä suoritettuja toimintoja ei voida pitää prosessina. Jotta toimintaa voidaan pitää prosessina, sinun on:

1. Sinulla on selkeä tehtävä ja tarkoitus

Jokaisen prosessiksi luokitellun toiminnan on vastattava organisaation määrittelemää tehtävää ja tarkoitusta. Näiden toimien on vastattava sitä, mitä yritys odottaa tekevänsä.

2. Toiminta on määriteltävä tarkasti

Kaikkien organisaation jäsenten on tiedettävä tarkasti, miten kukin prosessi tulee toteuttaa. Jopa uuden työntekijän palkkaamisen jälkeen sinulla on pääsy dokumentoituihin lähteisiin, joista käy ilmi, miten kukin toiminta suoritetaan.

3. Sen on sisällettävä tulot ja lähdöt

Tietenkin jokaisessa prosessissa on oltava panoksia tai raaka-aineita, jotka on muutettava lopputulokseksi. Tämä tulos on niin kutsuttu prosessin tulos, joka tuo lisäarvoa sisäisille ja ulkoisille asiakkaille.

4. Toimittajat, asiakkaat ja lopputuote voidaan tunnistaa

Tavarantoimittajia ovat luonnollisesti kaikki ne, jotka toimittavat panokset tai raaka-aineet prosessin toteuttamiseksi. Asiakas on tuotetun tavaran tai palvelun vastaanottaja. Vaikka lopputuote on prosessin tuottaman arvon tulos.

5. Toiminta voidaan jakaa tehtäviin tai osaprosesseihin

Jokaisella prosessilla voi olla yksi tai useampi tehtävä, jonka suorittaa yksi tai ryhmä ihmisiä, jotka ovat vastuussa sen toteuttamisesta.

6. Voidaan dokumentoida

Kaikki nämä toiminnot voidaan dokumentoida prosessinhallintametodologialla, jolloin määritellään ajat, resurssit ja kustannukset. Kaikki tämä dokumentoitu asiakirja takaa laatustandardien noudattamisen.

7. Hänellä on vastuunjako

Varmasti prosessi on jaettu tehtäviin, jotka on suoritettava osastolla tai useammalla yrityksen osastolla. Jokaisen toiminnan tulee tuoda lisäarvoa sisäisille asiakkaille, jos puhumme osaprosessista, tai ulkoisille, jos se on prosessista poistumisen viimeinen vaihe. Jokaisessa vaiheessa on oltava henkilö, joka vastaa kustakin uloskäynnistä.

Miksi on tärkeää olla prosessipohjainen?

On loogista olettaa, että prosessinhallinta määrittelee ne prosessit, jotka tulee toteuttaa aiemmin jäsennellysti, ja niitä tarkastellaan jatkuvasti parannusmahdollisuuksien löytämiseksi. Tämä siksi, että jos organisaation prosesseja kehitetään jatkuvasti, se auttaa parantamaan organisaation kokonaistoimintaa.

Prosesseihin keskittyminen mahdollistaakin kokonaisvaltaisen näkemyksen yrityksen toiminnasta yleisesti ja globaalisti. Se myös tunnustaa, että yrityksellä on oltava horisontaalinen rakenne, jotta se voi vastata prosessin sykliin täydellisesti.

Lisäksi kaikilla prosesseilla pyritään asiakastyytyväisyyteen. Mikroprosessista puhuttaessa se sisältää vain sisäiset prosessit, jotka täyttävät sisäisten asiakkaiden tarpeet. Nyt makroprosessi sisältää sekä sisäiset että ulkoiset prosessit organisaation sisäisten ja ulkoisten asiakkaiden tyydyttämiseksi.

Samoin prosesseihin keskittymällä yritys voi saavuttaa kilpailuetua, koska tällainen hallinto asettaa etusijalle asiakastyytyväisyyden. Tämä tarkoittaa, että yritykset joutuvat maksimoimaan tehokkuutensa. Tästä syystä on välttämätöntä, että organisaatiot pyrkivät jatkuvasti parantamaan prosessejaan ja sitä kautta koko yritystä tarjoamaan parempia ratkaisuja asiakkaiden ongelmiin.

Prosessinhallinnan edut

Prosessinhallinnassa on seuraavat edut:

1. Vähennä tarpeettomia sisäisiä kustannuksia

Aluksi yritys voi vähentää tarpeettomia kustannuksia prosesseissaan, koska se voi poistaa tehtäviä tai vaiheita, jotka eivät tuota lisäarvoa. Näin ollen, jos turhat vaiheet eliminoidaan, myös kustannukset eliminoituvat.

Poistamalla ei-arvoa tuottavat toiminnot prosessi tarkentuu ja yritys voi keskittyä enemmän asiakkaiden vaatimusten, tarpeiden ja odotusten täyttämiseen. Yhdessä se säästää resursseja, kuten aikaa, rahaa ja inhimillistä työtä.

2. Lyhennä toimitusaikoja

Sitten läpimenoaikoja tai läpimenoaikoja voidaan lyhentää tunnistamalla prosessisyklin seisokit. Tästä syystä prosessit eliminoidaan ja virtaviivaistetaan.

3. Parantaa asiakkaan kokemaa laatua ja palvelua

Toisaalta parantamalla tarjottavaa laatua ja palvelua asiakas tyydyttää paremmin tarpeitaan. Saa asiakkaat pitämään suhteen ylläpidosta yritykseen.

4. Sisällytä lisäpalvelutoimintoja

Samoin tämä lähestymistapa tekee lisäetujen lisäämisestä erittäin helppoa. Näillä palvelukokonaisuuksilla on alhaiset kustannukset, ja asiakkaan on helppo havaita ne.

Prosessien hallinta
Etu

Prosessinhallintaa käyttävien organisaatioiden ominaisuudet

1. Prosessi hallitsee rakennetta

Ensinnäkin prosessijohtamista soveltavat yritykset katsovat, että yrityksen rakenne ei ole muuta kuin infrastruktuuri prosessien toteuttamiseksi. Siksi ne antavat relevanssia prosesseille ja strategiat suunnitellaan prosessien perusteella.

2. Sen organisaatio on poikittainen

Toiseksi prosessien hallinta saa organisaatiot konfiguroitumaan prosessien ja osaprosessien joukoksi tai järjestelmäksi, joka mahdollistaa tavoitteiden saavuttamisen. Kaikkien prosessien päätavoitteena on tuottaa arvoa asiakkaalle.

3. Tietojen käyttö

Kolmanneksi organisaatiot arvostavat tietoa erilaisista suoritettavista prosesseista ja toiminnoista. Jatkuva tiedonkulku on oleellista toimiakseen menestyksekkäästi kaikissa prosesseissa ja yrityksen yleisessä toiminnassa.

4. He ovat arvon luojia

Lopuksi organisaatiot, jotka soveltavat prosessien johtamista, ovat arvon luojia. Samasta syystä, että se on prosessipohjaista, jokainen tuotos on lisäarvoa tarjoamiensa tuotteiden ja palveluiden kautta. Ja tämä on minkä tahansa prosessin perustarkoitus.

Prosessien hallinta
Sitä käyttävien yritysten ominaisuudet

Prosessinhallinnan vaiheet

Tärkeimmät vaiheet prosessihallinnan toteuttamiseksi ovat:

1. Tiedotus, koulutus ja osallistuminen

Prosessinhallinta on uusi tapa hallita. Siksi on tärkeää, että kaikki saavat tietoa ja koulutusta ennen prosessien käyttöönottoa. Lisäksi kaikille on kerrottava prosessin tavoitteista, vaiheista ja yhteistyöstä.

2. Prosessien tunnistaminen

Prosessit on tietysti tunnistettava selvästi. Siksi on tehtävä luettelo kaikista suoritettavista prosesseista. Jokaisessa prosessissa on oltava:

  • Nimi.
  • Toiminnot ja vaiheet, jotka sinun on suoritettava.
  • Prosessikartta.

3. Asianmukaisten prosessien valinta

On huomattava, että asiaankuuluvat prosessit ovat ne, jotka tuovat eniten lisäarvoa ja ovat erittäin tärkeitä yritykselle tehokkaan suorituskyvyn kannalta. Tästä syystä niillä on merkittävä vaikutus yhtiön strategisiin tavoitteisiin.

4. Perusta vastuuhenkilö

Kun asiaankuuluvat prosessit on tunnistettu, heille määrätään johtaja. Vastuuhenkilöllä tulee olla strategisten tavoitteiden saavuttamiseksi tarvittava vastuu ja autonomia.

5. Prosessianalyysi ja ongelmien havaitseminen

Jokainen prosessi analysoidaan riippumatta siitä, täyttääkö se ehdotetut tavoitteet. Jos jokin niistä ei täytä niitä ja aiheuttaa ongelmia, ne on suunniteltava uudelleen asianmukaisesti.

6. Ongelmien korjaus

Kun tavoitteisiin ja asiakkaisiin eniten vaikuttavat ongelmat on tunnistettu, niihin etsitään ratkaisua. Tämä määrittelee toimet, joita on noudatettava, jotta ne eivät vaikuta prosessin ja koko organisaation suorituskykyyn.

7. Indikaattorien käyttö

Lopuksi prosesseja arvioidaan säännöllisesti. Tästä arvioinnista riippuu, ovatko ne ehdotettujen indikaattoreiden mukaisia. Indikaattorit ovat erittäin tärkeitä prosessien todellisen suorituskyvyn analysoimiseksi ja heikkojen kohtien määrittämiseksi. Kaikki tämä korjaavien toimenpiteiden soveltamiseksi.

Yhteenvetona voidaan todeta, että prosessijohtaminen lisää organisaatioiden tehokkuutta. Tämä johtuu siitä, että sen menestys riippuu sen prosessien asianmukaisesta toteutuksesta, joka on dokumentoitava selkeästi. Mutta ennen kaikkea niiden on pyrittävä tuottamaan lisäarvoa asiakkaalle.

Tunnisteet:  sijoitus Kolumbia pankkitoimintaa 

Mielenkiintoisia Artikkeleita

add
close

Suosittu Viestiä

talous-sanakirja

Kaupallinen asiakirja

talous-sanakirja

Työharjoittelu

talous-sanakirja

Osaketoimisto (AV)